Как оградить от претензий расходы на служебный автомобиль?

По стойкому убеждению чиновников только путевым листом компания может подтвердить факт использования автомобиля в служебных целях и обосновать расходы на содержание автотранспорта.

 Правда, в судах компаниям нередко удается доказать, что расходы, в том числе на ГСМ, могут подтвердить и другие документы (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 05.06.07 № КА-А40/4867-07).

В частности, книги движения талонов на бензин, счета на бензин, платежные поручения и банковские выписки, подтверждающие оплату ГСМ. Это могут быть также штатное расписание, ведомости на выплату заработной платы, приказы о предоставлении автомобилей в служебное пользование и доверенности, выданные водителям на управление автомобилем. Тем не менее, чтобы избежать споров с инспекторами, лучше оформлять именно путевые листы. Официально утвержденная форма путевого листа обязательна только для автотранспортных предприятий*. Поэтому компания может, взяв ее за основу, разработать собственный бланк. Чтобы у инспекторов не было повода для претензий, он должен содержать реквизиты первичного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А также информацию о том, кто пользовался служебным автомобилем и куда он следовал. В обычных – не автотранспортных – компаниях зарплата водителям, как правило, рассчитывается не по путевым листам, а так же, как остальным работникам – исходя из табеля учета рабочего времени и должностного оклада. Поэтому составлять путевые листы ежедневно не нужно – достаточно это делать раз в месяц или в квартал. Чиновники с этим согласны (письмо Минфина России от 16.03.06 № 03-03-04/2/77). Отметим такой технический момент: на одном листе информация обо всех поездках за месяц или квартал скорее всего не поместится. Тогда надо на каждой следующей странице повторить «шапку» таблицы и сделать соответствующую пометку, например «продолжение путевого листа от 01октября 2007 года № 19».

Информационный партнер ИАА Bishelp, Газета Учет.Налоги.Право.